第一章 总 则
第一条 为加强我校学生档案管理工作，使我校学生档案管理更加规范化、科学化，充分发挥档案在学生管理工作中的重要作用，根据《高等学校档案管理办法》，并结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法适用于在我校正式注册并参加正常学习活动的全日制普通本、专科学生。
第三条 学校档案室对学生档案实行统一管理，各学院及有关部门协助档案室做好档案材料的收集和整理工作。
第二章 建档内容及要求
第四条 新生入学时档案材料应包括《高中学籍表（卡）》《高中毕业生登记表》《高考报名登记表》《高考体检表》《高考志愿表》等内容，如材料不全，学生本人应与其所在高中学校联系，将材料补齐。
第五条 在校期间学生档案应在高中档案基础上不断充实如下内容：
（一）武汉传媒学院学生登记表；
（二）学年小结表（本科四份，专科三份）；
（三）学生入学和毕业时的体检表；
（四）学生成绩单；
（五）国家助学贷款还款确认书（在毕业前未偿还国家助学贷款的学生）；
（六）在校期间纪律处分的材料；
（七）高等院校毕业生登记表；
（八）档案转递通知单；
（九）党课结业证书复印件（参加过党校学习的学生）；
（十）其它应装入档案的材料。
第六条 档案材料必须真实、完整，文字清晰，规定需组织审查盖章的，必须加盖公章，有需个人签名处必须由本人亲自填写。各学院对提供的学生档案要进行严格审查，确保材料的真实性。学校档案室复查合格后建立档案目录。
第三章 档案的归档及清理
第七条 新生入学取得学籍后，按录取名单核对无误，装档建立大学档案。各学院负责清查学生高中档案，档案不全的学生需向原高中索要档案。
第八条 新生入学后，填写《武汉传媒学院学生登记表》等有关材料，由各学院辅导员于每年十月中旬进行整理、归档。对于学生属实存在档案部分丢失的情况，学生应出据相关书面证明，经本人确认签字后入档。
第九条 各学院每年十月份组织大二以上学生（含大二）填写学生学年小结表，每年十二月进行整理、归档。
第十条 学生在校期间的相关材料由各学院辅导员于每年十二月进行整理、归档。
第十一条 国家助学贷款还款确认书、高等院校毕业生登记表、学生成绩单、毕业生体检表等材料均由各学院辅导员在学生毕业前统一整理、归档。
第十二条 学生预备党员、党员材料由各学院辅导员或组织员在学生毕业前统一整理、归档。学生预备党员档案材料包括：入党申请书、思想汇报（2－4篇）、党课结业证书、优秀团员推荐表、入党培养考察表、入党志愿书、群众座谈记录、父母函调证明、成绩单、英语等级证书（艺术专业学生不作要求）；学生党员档案材料包括：全部学生预备党员材料、转正申请书、转正思想汇报（2－4篇）。
第四章 档案传递、借阅及保管
第十三条 新生入学报到时应及时将本人档案交给所在学院，学院收齐后应将新生入学相关表格转入档案，并在新生入学一个月内移交到学校档案室。每年五月份学校档案室清查应届毕业生档案。
第十四条 学生因转学、退学、开除等原因产生学籍变动，应及时持学籍异动单或其它证明材料到学校档案室将档案自行提走。学工处、教务处、各学院应及时告知、提醒上述情况学生办理提档手续。
第十五条 学生毕业时自提档案的须办理相关手续，由本人或其代理人签名。应届毕业生考取研究生，需提前调档时，持调档函办理相关手续。用人单位提取毕业生档案时，应持单位人事部门介绍信和本人身份证或工作证，方可提取档案。
第十六条 学生在校期间若因特殊需要借阅档案，须由其辅导员带领其到档案室进行借阅，档案室原则上不针对学生个人办理档案借阅的有关事宜，如确需借阅学生档案，需填写《武汉传媒学院学生档案借阅登记表》（见附件），由辅导员签字，学院盖章后持借阅表到档案室进行借阅。
第十七条 校内各单位因工作需要可查阅有关学生档案；校外单位因工作等原因需要查阅学生档案时，必须持单位介绍信，说明查询内容和目的，经有关领导批准后方可查阅。
第十八条 凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复制、拍照，不得在档案材料上批注、划线、剪裁或者涂改，不得随意从档案中撤换材料，违者将严肃处理。
第十九条 档案由学校档案室指定专人负责管理。档案管理人员要遵守保密制度，严格管理。
第五章 附 则
第二十条 本办法由学校档案室负责解释。
第二十一条 本办法自发布之日起开始执行，原《武汉传媒学生档案管理办法（试行）》（校学字〔2019〕69 号）同时废止。
