第一章 总 则
第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，服务学校各项工作，根据《中国人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《湖北省档案管理条例》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等法律、法规，结合学校实际，制定本规定。
第二条 本规定所称档案，是指学校在从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体的文件材料。
第三条 学校档案记录反映了学校建立、建设和发展的历史过程，是学校各项工作的重要组成部分之一，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据，它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要的条件，是办好学校的重要基础。
第四条 学校各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、完整全面、准确安全、便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。
第五条 学校应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校规划和计划，列入各单位有关人员岗位职责，各单位必须加强对档案工作的管理，将文件材料的形成、积累、整理、归档工作，列入各单位和有关人员工作内容。严格实行部门和课题组立卷归档制度，做到“三纳入”“四同步”，即：纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 管理体制
第六条 学校设立档案室，配专职档案管理员，归口学校办公室。档案室是学校档案管理的职能机构，主管全校档案工作，对全校档案工作实行统筹规划、组织协调、监督指导。它既是学校档案工作的职能管理机构，又是永久保存和提供利用学校档案的业务机构。
第七条 学校档案室工作任务
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二）组织制定、实施学校关于档案工作的规章制度，指导学校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作。并负责监督和检查；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案资料；
（四）开展档案的开放利用工作；
（五）负责学生档案的收集、保存、清查及转递工作；
（六）负责办理往届生成绩单、录取名册及档案去向的查询；
（七）负责编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源；
（八）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；
（九）开展档案宣传工作和利用者教育活动；
（十）采用先进管理技术，逐步实现档案管理的现代化；
（十一）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。
第八条 档案管理员职责
（一）贯彻执行学校档案工作的政策和规定；
（二）负责制定档案工作的规章制度、工作计划，并组织实施；
（三）参加档案业务培训，并负责指导各类文件材料的立卷归档工作；
（四）负责档案的收集、归档、保管、移交和接收工作；
（五）确保档案的完整、准确、系统、安全和保密。
第九条 各单位应设立档案管理负责人和档案管理员（可兼职），负责档案工作的管理和档案的收集、整理、保管和移交工作。
第十条 学校专（兼）职档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，原则上应具备档案业务知识和本科以上学历。
第十一条 档案工作人员岗位变动要做好档案移交工作
（一）学校档案室要与人事处积极配合，凡档案工作人员变动需要通知学校档案室，监督办理档案交接手续后才能办理调动或离职手续。
（二）档案工作人员调动时必须完成档案的收集整理工作，保证案卷整理质量，向新档案工作人员交待档案工作的一切事宜，认真清点档案，办理移交签字手续后，方可离岗。
（三）档案交接分为移交和接收两个方面。移交方要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符；二是对借出的档案要及时催还，未能归还的档案，要在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；四是按档案移交要求编制档案移交清单；五是撰写档案移交说明。
接收方在接收之前要做好三项工作：一是了解档案工作职能和工作情况；二是向前任档案人员了解档案工作情况；三是要检查档案情况是否与移交清单及说明相一致。
第三章 档案工作经费、库房、设备
第十二条 档案工作所需经费由学校单独立项，列入学校年度经费预算。学校各单位应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费上给予支持，并为档案管理工作人员提供必要的工作条件。
第十三条 学校根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，按照国家《档案室建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，做到专室、专柜和专人保管档案。
第十四条 根据需要，学校应有计划的为学校档案室配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学校管理现代化同步发展。
第四章 文件材料的归档、移交和接收
第十五条 学校实行文件材料形成部门立卷制度。各单位应归档的文件材料由文件材料形成者配合本单位兼职档案员按照文件材料的形成规律整理组卷，编排页号或件号，打印卷内目录、备考表，拟好案卷标题，注明密级和保管期限，检查、装订、并经本单位负责人审核签字后按时向学校档案室移交。学校档案室负责各单位立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。
第十六条 学校档案分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、财会、院系等十一类，各类文件材料的归档范围和保管期限按相关要求执行（见第二十条、第三十四条）。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。
第十七条 学生学籍管理档案、财会档案、科研项目档案以及休复学档案，因其有一定的特殊性和独立性，且利用频繁，根据实际工作需要，可设立分室管理。分室是学校档案室的分支机构，其业务受学校档案室的监督和指导。分室档案管理的时限分别为：
（一）学籍档案每四年向档案室移交一次（学工处档案室保存）；
（二）财会档案每二年向档案室移交一次（财务处档案室保管）；
（三）科研项目档案和休复学档案每三年向档案室移交一次（教务处/科研与创作处档案室保管）。
第十八条 对于反映学校历次重大事件、重大活动和校容校貌的声像材料（包括录音带、录像带、光盘、底片、照片），要及时交学校档案室统一管理。
第十九条 文件材料类别的归档范围
（一）党群、行政类主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于人事管理、行政管理、党务管理等的文件材料。
（二）教学类主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
（三）科研类主要包括论文、专著、课题研究成果材料等。
（四）基本建设类主要包括报告、批复、经费、图纸、施工记录等文字材料。
（五）仪器设备类主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维护和改进工作中产生的文件材料。
（六）财会类主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料。
第二十条 各类文件材料归档的时间应按以下要求：
（一）党群、行政类文件材料以及其他能按年度归档的文件材料，应在每年4月底以前由各单位档案管理员将上一年度的文件材料按规定整理好，交学校档案室集中保管。
（二）教学档案以教学年度为时限进行整理、立卷，在每年12月前将上一学年度的文件材料，交学校档案室集中保管。
（三）科研、基建、仪器设备类文件材料，应在项目完成后2个月内，由各单位档案管理员按规定整理好，交学校档案室集中保管。
（四）声像档案及其他载体形式的档案，由各单位档案管理人员每学期整理一次，加以注释和整理，交学校档案室集中保管。
第二十一条 接收档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件、材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份。
第五章 档案管理
第二十二条 根据国家教育部《高等学校档案工作规范》的规定，学校档案必须由学校档案室集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第二十三条 学校档案室按照《武汉传媒学院档案归档范围和保管期限表》（见附件1）对接收的档案按全宗进行分类、编目、排列上架。
第二十四条 学校档案室应定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，应由档案工作人员按照有关规定进行鉴定。
第二十五条 学校档案室必须做好档案统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据。
第二十六条 学校档案室应会同学校保密委员会定期进行档案密级的审查，根据具体情况及时调整密级。
第二十七条 学校档案室应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。及时修补残破档案，对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应及时汇报，妥善处理。
第二十八条 为了充分发挥档案信息资源的作用，学校档案室应采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。
第六章 档案的利用和开放
第二十九条 学校档案室应按照《档案法》的规定，向全校以及全社会开放属于开放范围的档案。但属下列情况之一者不予开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制开放的。
第三十条 学校档案室应当为社会利用档案创造便利条件，提供检索工具、阅览室和复制设备。
第三十一条 利用学校档案，均应按规定办理利用手续：
（一）学校工作人员因工作需要可凭工作证到档案室查看、借阅非保密档案；科研档案非本课题（项目）科研人员须经课题（项目）主持人同意，方可查阅；
（二）工作人员因公查阅秘密档案，须经本单位负责人同意，并经学校档案室主管部门领导批准；查（借）用机密以上文件，还须报分管校领导批准；
（三）本校在籍学生因工作、学习需要查阅档案，可凭学生证参照本条（一）、（二）款规定办理；
（四）社会各单位或个人查阅非保密档案，需持合法证明，经档案室主管部门领导批准；查阅秘密档案，还须报分管校领导批准；非本校工作人员，档案概不借出。
（五）查阅、借阅档案不得丢失、污染、折叠、涂改和转借；对借出档案，档案保管部门要定期催还，并负责清点、检查档案完好情况，发现丢失或损坏，应及时进行处理。
第七章 档案的鉴定和销毁
第三十二条 档案鉴定工作在学校领导下，由档案室和相关业务部门组成鉴定小组，其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案意见，撰写鉴定情况报告。
第三十三条 档案保管期限分为永久、定期（分为30年和10年），划定的原则是：
（一）凡是反映学校主要职能部门活动，基本历史面貌的各项工作，具有长远利用考察价值的档案，列为永久保存；
（二）凡是在一定时间内学校进行各项工作需要利用查考的档案，根据情况可列为定期；
（三）介于永久与定期两种保管期限之间的档案，一般从长划定。
第三十四条 销毁档案，应造销毁档案清册，经档案保管部门的分管校领导批准后，鉴定小组指定两人以上进行监督，批准人、监销人都要在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第八章 奖励和处罚
第三十五条 有下列事迹之一的，由学校或者本单位给予表彰和奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
（三）对档案学研究做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十六条 有下列行为之一者，学校可视情节轻重按《档案法》和《湖北省档案管理条例》规定的程序，建议直接责任人所在单位给予行政处分，造成损失的，可根据档案价值和数量，责令赔偿，情节严重、触犯刑律的，还应依法追究法律责任：
（一）将公务活动中形成的应当归档保存的文件、资料据为己有，拒绝或不按时移交档案；
（二）损毁、丢失属于学校所有档案的；
（三）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的；
（四）涂改、伪造档案的；
（五）擅自出卖或者转让学校档案的；
（六）不按规定时间归档或不按期移交档案，并经多次教育不改的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的；
（八）档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。
第九章 附 则
第三十七条 本规定自发布之日起试行，《武汉传媒学院档案管理规定（试行）》（校行字〔2018〕27号）同时废止。
第三十八条 学校授权相关职能部门依据此规定制定相关的具体管理办法。
第三十九条 本规定由学校档案室负责解释。
