第一章 总 则
第一条 为进一步转变工作作风，规范会议管理，做好统筹和协调工作，确保会议质量和效率，使会议的管理进一步科学化、规范化，结合我校实际，现对武汉传媒学院会议管理作如下规定。
第二章 办会原则
第二条 学校举办各类会议应遵循以下原则：
（一）必要原则。求真务实，精简会议，降低开会频率，压缩会议规模，减少陪会现象，节约行政资源。根据工作需要，确有必要时才召开会议，可开可不开的会议一律不开；凡能合并召开的会议合并召开；从严控制各类纪念会、研讨会、座谈会、联欢会、茶话会和单项表彰大会；党委会、校务会原则上每两周召开一次，重大决策事项需开会的除外。
（二）高效原则。大力提倡“少开会、开短会”的原则，注重会议实际效果和质量；充分做好会前的调研和沟通协调工作，需要在会上发言的，要围绕主题，突出重点，切忌空话套话、泛泛而谈，注重解决实际问题。
（三）节约原则。坚持节俭办会，务实办会。学校会议原则上安排在校内召开；确因特殊情况需要到校外举行的会议，相关承办单位须书面报请学校领导审批，会议经费从本单位的预算经费中开支。在校内举行的会议，除校外来宾外一律不发请柬，不安排会议聚餐，不发放误餐费、会议纪念品或有价证券等。
第三章 会议类型及负责部门
第三条 涉及全校的重要工作会议，应列入学校年初工作计划，每年年初报党政办公室统筹安排。
（一）以学校名义召开、有学校领导或上级领导出席的全国、全省、全校性非学术型会议，以及学校举行的全校性重大活动，由党政办公室负责组织，并安排学校相关党政领导和其他单位负责人参加会议。
（二）学校党委会、校务会由党政办公室负责组织并承办具体会务工作。
（三）全校性党务工作会议（含例会、培训等）由党委组织部负责组织并承办具体会务工作。
（四）学校设立的各委员会、领导小组会议，由相应的委员会、领导小组办公室负责组织并承办具体会务工作。
（五）其他涉及相关职能部门业务的专项工作会议，由相关部门负责组织并承办具体会务工作。
（六）教职工代表大会、工会会员代表大会，党员代表大会、学生代表大会、团员代表大会等群团组织会议，分别由工会、党委组织部、党委学生工作部（处）等相关部门负责组织并承办具体会务工作。
（七）由学院或教学、科研基层组织承办的相关学术会议，分别由相关学院和教学、科研基层组织负责组织并承办具体会务工作。
（八）学生开学（毕业）典礼等由党委学生工作部（处）、教务处等部门负责组织并承办具体会务工作。
（九）学校田径运动会由体育教研室牵头，大型晚会按照类别由牵头部门负责组织。
（十）学校领导临时召开的涉及多个职能部门的会议，由党政办公室负责组织并承办具体会务工作。
（十一）职能部门临时提议经校领导批准召开的会议，由提议单位负责组织并承办具体会务工作。
第四章 会议召集的基本程序
第四条 全校综合性会议议题一般由校领导或校务会确定；业务会议或者专题会议由业务主管单位根据工作的实际需要提出，报分管校领导审定。各部门在确定会议中心议题时，要本着集中、精简的原则进行安排，确保会议达到预期目的。
第五条 全校综合性会议议程、日程、主持人和与会校领导名单，由党政办公室根据学校主要领导意见进行安排与协调；各种业务会议，除安排分管校领导和必须出席的校领导外，一般不邀请其他校领导参加。各单位出席人数应当控制，要与会议主题相关，并派当事人、负责人或最有代表性的人员出席，一般情况下学院党政主要负责人不必同时出席同一个业务性、专题性会议。
第六条 由相关单位组织的全校业务性会议、专题性会议、承办的校外会议、需要安排在校外召开的会议，须经分管校领导批准；由相关单位组织的各类规模较大的会议或者重要会议，经分管校领导同意后，报学校主要领导批准，必要时报党委会或校务会核准。需使用学校公共会议场所（包括：205接待室、206会议室、207会议室、414会议室、圆形报告厅等），应提前一周报送工作计划并注明需使用的相关会议室，由党政办公室统筹安排。凤凰剧场预约申请流程详见《武汉传媒学院凤凰剧场使用管理办法》（院行字〔2017〕9号）。
召开全校性会议，相关承办单位应于每周四下午开始向党政办公室书面报送下周会议安排，党政办公室每周五下午根据工作安排，制定下一周会议安排，并在学校内公开发布。超时未报党政办公室的会议安排，原则上不安排在当周召开，未纳入一周安排的会议，一般不作临时性安排。
第七条 会议通知遵循“谁主办、谁通知”的原则，学校党委和行政召开的会议及大型综合性会议，由党政办公室根据会议决定或校领导指示负责会议通知；各类专题性、业务性会议，由负责组织的单位做好会议通知。会议通知应含以下要素：会议内容、会议时间、会议地点、与会人员和会议要求等。
第八条 会议组织部门负责会场布置。会场布置包括：会标（备选）、主席台、会场座次、席卡（备选）、音响、多媒体投影（备选）、鲜花（备选）、茶水及分会场准备（备选）等，具体视会议的规模和重要程度而定。
大型会议、重要会议，会标及主席台领导或来宾座次方案，应提前与党政办公室沟通。
党政办公室要加强对大型会议、重要会议筹备与召开过程的指导。
第九条 大型的重要会议，主办单位必须安排签到，内容重要且需要一段时间斟酌的材料，应提前两天发给会议代表；其它会议材料可在会前发放。
特别重要的会议还应制发会议证件，安排录音录像、摄影照相、新闻报道、合影留念、礼仪服务、安全保卫等。
学校各类会议会务工作坚持“谁主办、谁负责”的原则。
以上会议室的日常保洁工作由后勤处负责安排维护；重大活动、会议举行前一天，会议主办单位告知后勤处，对涉及会务的会议室及外围环境进行精细清洁。
第十条 会议组织单位要及时清理会场，做好会议室卫生，关闭相关设备电源。根据会议精神，会后及时整理领导讲话文稿，必要时形成会议纪要；重要会议，需将全套会议材料建档归档工作；会议的决议、决定，由会议组织单位负责督促落实。
第五章 会议考勤
第十一条 各单位领导、行政及相关秘书人员，要及时关注学校各相关单位发布的会议信息，并及时通知本单位的与会人员按时参加会议，提前做好工作安排。
第十二条 学校及各职能部门组织的会议属于正常的工作内容，各具体会议承办单位要严格会议纪律，加强会议考勤，并实行会议签到制度。学校召开的中小型会议实行个人签到，规模较大的会议实行各单位、各部门领导签到，未签到视为缺席。
第十三条 参会人员不得无故迟到、早退，确因公务活动或其他特殊情况不能参加学校召开的会议，必须向主要领导或承办单位负责人请假，否则，视为缺席会议。
（一）明确由各单位党、政正职参加的会议，原则上不得派副职代替参加；正职确因公务活动或其他特殊情况不能参加的，需经主要领导同意后，方可派副职参加。
（二）未明确必须由正职参加的各种单位负责人会议，正职因特殊情况不能出席者，可派副职参加。
（三）会议要求有关经选举产生的代表参加的，不得由他人代替参加。
（四）由学校党委、行政任命的各委员会、领导小组会议，原则上不能派人代替参加；特殊情况经会议主持人同意后，可派人代替参加。
第六章 会议室使用管理
第十四条 学校内部单位使用会议室，不收取任何费用，但使用单位需保证会议室清洁、设备无损坏，若有损坏，按照相应价格予以赔偿。
第七章 会议纪律
第十五条 出席会议的人员，一般应提前5－10分钟到达会场。会议期间，应关闭移动电话或将其置于振动、静音状态，并不得办理与会议无关的事情。
第十六条 凡涉密事项，与会人员必须严格按保密要求办事，妥善保管会议文件，需要退回的文件要及时退回。
第八章 附 则
第十七条 本办法由学校党政办公室负责解释。
第十八条 本办法自发文之日起实行，原《武汉传媒学院会议管理办法（试行）》（校行字〔2021〕20号）同时废止。
